Depuis que j’utilise un ordinateur, je cherche le meilleur moyen de prendre des notes sur support numérique. En théorie, l’ordinateur devrait être un outil naturel pour toutes les listes de choses à faire, les rappels, les notes de réunion, les idées, les listes de courses et autres documents éphémères et récurrents dans nos vies quotidiennes.
Mais prise de notes et organisation sont difficilement compatibles. Quand j’ai une idée brillante ou que je dois noter un numéro de téléphone à la hâte, j’ignore souvent comment intégrer ces informations à mes autres documents. Ainsi, les logiciels de traitement de texte, qui obligent à enregistrer ses données dans des fichiers distincts stockés sur un seul ordinateur, imposent un niveau d’organisation non adapté à la prise de notes.
Vous avez sûrement trouvé d’autres méthodes de fortune pour prendre des notes sur votre machine –s’écrire des courriels à soi-même, prendre des notes dans un document Word ou texte qui reste ouvert en permanence ou encore utiliser un logiciel de prise de notes ou de gestion de projets.
Les bureaux de certaines personnes sont recouverts de post-its. D’autres ne jurent que par OneNote de Microsoft, Evernote, Omnifocus, Trello, ActionMethod ou Basecamp. Si j'ai testé toutes ces méthodes, au final, aucune n’a tenu sur la longueur. Quand je tombe sur une nouvelle méthode de prise de notes, elle fonctionne bien pendant quelques mois, voire quelques années, mais je finis toujours par la trouver trop lourde et trop complexe.
Courses, idées, notes...
Pourtant, je viens de faire une découverte qui pourrait tout changer. Il y a un mois environ, j’ai découvert une application qui semble être (jusqu’à présent) le meilleur programme de prise de notes et d’organisation que je n’ai jamais essayé.
Je reconnais que je suis un peu exigeant quand il s’agit de ces programmes. Pourtant, il s’agit de l’application de prise de notes la plus simple, la mieux conçue et la plus flexible que j’ai jamais trouvée, et elle résout de nombreux problèmes que j’ai pu avoir avec d’autres logiciels.
Depuis que je l’utilise, ce programme est devenu un outil incontournable pour stocker et conserver toutes mes données –pas seulement les listes de courses ou de choses à faire, mais aussi mes idées d’articles, les notes que je prends quand je fais des recherches, les tâches que je dois faire pour ces articles et même les informations que je collecte pour le livre sur lequel je travaille actuellement.
Ce programme s’appelle WorkFlowy et il s’agit d’une application de gestion de planning en ligne. En gros, Workflowy est un site Internet qui fait des listes.
Une fois que vous êtes enregistré, vous accédez à une page ressemblant à un document de traitement de texte. Entrez juste le premier élément de votre liste.
Contrairement à Evernote ou OneNote, vous n’avez pas besoin d’ouvrir d’autres «notebooks» ou «notes» pour prendre des notes. Sur Workflowy, tout s’intègre dans une seule et même immense liste. Chaque liste peut comporter des sous-listes, et chacune de ces sous-listes peut avoir ses propres listes imbriquées, etc.
Le mieux, c’est qu’il est possible de « zoomer » sur chaque élément –double-cliquez sur une puce et WorkFlowy ouvre soudain une nouvelle page pour chaque liste et toutes ses sous-listes. Chaque élément de votre liste est ensuite comme un nouveau document en lui-même.
Flexible à l'infini
Est-ce que tout ceci vous semble clair? Le mieux, pour vous présenter WorkFlowy, est peut-être de vous inviter à regarder cette vidéo promotionnelle.
Et voici une capture d’écran vous montrant une partie de mon propre compte WorkFlowy. Il s’agit d’une liste que je viens de faire présentant les avantages du logiciel.
L’un des problèmes avec les autres applications de prise de notes, c’est leur tendance à être compliquées et à nécessiter une longue période pour les maîtriser. Elles ont également tendance à être trop structurées –il faut indiquer quel type de liste vous créez ou préciser qui travaille dessus.
Ainsi, beaucoup de ces applications semblent destinées à un usage précis. Certaines sont bien pour la gestion de projets, mais moins pour faire votre liste de courses. D’autres sont utiles pour les notes de tous les jours, mais ne permettent pas de gérer des tâches conséquentes. D’autres encore sont excellentes pour travailler à plusieurs, mais pas pour travailler seul.
Par comparaison, WorkFlowy est flexible à l’infini. Ce programme ne nécessitant que très peu d’organisation (vous vous contentez de créer un élément textuel d’une liste après l’autre), il permet de mettre en retrait un élément, de zoomer dessus et de le signaler comme terminé; il est également possible de faire une recherche dans tout le document –vous saurez utiliser WorkFlowy en moins de 20 minutes. Enfin, étant donné qu’il s’agit d’un programme en ligne, de nombreuses personnes peuvent travailler dans le même bloc-notes depuis différents types d’appareils, y compris les smartphones et les tablettes –ou vous pouvez, comme moi, l’utiliser pour vous-même.
200.000 utilisateurs enregistrés
WorkFlowy a été créé par Jesse Patel et Mike Turitzin, deux amis qui ont participé au camp pour startups Y Combinator il y a quelques années. L’idée du logiciel est venue à Patel après avoir travaillé pour un organisme à but non lucratif, «un emploi vraiment prenant, où je devais gérer toute une série d’éléments mobiles pour 30 projets différents», indique-t-il. Durant cette période, Patel a testé différents programmes pour l’aider à s’organiser, mais aucun ne répondait à ses attentes.
«Le principal problème avec tous ces programmes, c’est qu’ils ne permettent pas de structurer les données de façon flexible –ils ne vous laissent pas définir les choses comme vous le voulez», raconte-t-il. «Ils vous obligent, au contraire, à travailler d’une certaine façon. Tout est super lourd et difficile à utiliser. Je me suis donc dit que j’allais créer ma propre interface hiérarchique, qui me permette de gérer mes projets.»
Patel s’est mis au travail et en novembre 2010, lui et Turitzin ont lancé l’application. Elle a immédiatement rencontré un vif succès et compte désormais 200.000 utilisateurs enregistrés, souligne Patel.
La solution que Patel a trouvée au problème rencontré avec les autres applications –créer un programme de prise de notes dans lequel le seul type de données est une liste hiérarchique– peut vous sembler radicale. Comment faire si les données que vous avez ne correspondent pas à une liste?
C’est ce que je me suis demandé au départ, mais dès que j’ai commencé à utiliser WorkFlowy, j’ai eu une épiphanie que la plupart des utilisateurs, selon Patel, ont aussi: n’importe quoi peut constituer une liste.
Certaines listes sont évidentes: ce que je dois faire aujourd’hui, ce qu’il faut que j’emmène en vacances. D’autres sont simplement des listes d’une autre nature. Les notes que j’ai prises durant une réunion –c’est une liste de ce que les gens ont dit dans l’ordre chronologique. Les notes que j’ai prises en lisant un livre sur l’histoire d’Internet –c’est une liste de mes observations. Le numéro de téléphone que j’ai noté en écoutant ma boîte vocale -une liste à un élément sous votre nom. Une fois que vous aurez réalisé ce fait élémentaire (que tout ce à quoi vous pouvez penser fait partie d’un ensemble plus grand), vous ne pourrez plus résister à l’interface basique de WorkFlowy.
Bientôt de nouvelles fonctionnalités
WorkFlowy n’est pas la première application qui permette de faire des listes, bien évidemment. Les programmes de gestion de planning et les applications prévues pour les listes de choses à faire sont légion sur Internet et sur l’app store de n’importe quel smartphone. Nombre d’entre elles ont sûrement plus de fonctionnalités que WorkFlowy.
Aujourd’hui, par exemple, WorkFlowy ne permet pas de consulter vos documents si vous n’êtes pas connecté à Internet. Patel et Turitzin travaillent donc à une version hors ligne, qui ne sera pas disponible avant plusieurs semaines. De plus, cet accès hors ligne ne sera pas possible dans la version standard, gratuite du logiciel, mais il fera partie de la mise à jour optionnelle «Pro», disponible pour 4,99 dollars par mois ou 49 dollars par an.
Les créateurs de l’application souhaitent également créer une sorte de carte, qui permette aux utilisateurs ayant des documents WorkFlowy conséquents de naviguer à travers leur liste grâce à un système de favoris. Pour le moment, le mieux pour naviguer est d’utiliser ses propres tags –vous pouvez tagger tout élément urgent d’une liste en tapant #urgent, puis cliquer sur #urgent pour voir la liste de tous les éléments avec ce tag.
WorkFlowy propose également un moteur de recherche très rapide, qui permet de retrouver facilement des éléments enfouis dans vos notes. Enfin, ses créateurs sont en train de concevoir une application pour accéder à WorkFlowy sur des appareils iOS et Android. Aujourd’hui, vous pouvez utiliser WorkFlowy sur ces appareils en utilisant leurs navigateurs Internet (ce qui, selon moi, fonctionne très bien tant que vous êtes connecté à Internet).
J’attends avec impatience ces nouvelles fonctionnalités, notamment l’accès hors ligne. Et même si WorkFlowy n’offre pas toutes les options des autres applications de gestion de planning, sa simplicité fait la différence. WorkFlowy est la première application de prise de notes qui semble correspondre à ma façon de travailler. Elle n’est pas parfaite, mais avec quelques petites améliorations, elle deviendra mon bloc-notes favori.
Farhad Manjoo
Traduit par Charlotte Laigle
Article actualisé le 29 août 2012: contrairement à ce qu'affirmait une première version, ce n'est pas Basecamp mais OneNote qui est produit par Microsoft.
