Peu de personnes sont aussi bien informées de nos angoisses et histoires de bureau qu’Alison Green, qui répond à des questions sur le milieu du travail depuis une dizaine d’années maintenant sur son site Ask a Manager. Dans Direct Report, elle met l’accent sur certains thèmes identifiés dans les messages qu’elle reçoit afin de tenter de nous expliquer l’environnement de travail moderne et de nous apprendre à y trouver notre place.
«Pouvez-vous passer me voir dans mon bureau?» Pour un grand nombre de personnes, il suffit d’entendre ces mots sortir de la bouche de leur n+1 pour qu’une peur panique les envahisse, tandis qu’elles s’efforcent d’identifier ce qu’elles ont fait de mal ou se préparent à recevoir une mauvaise nouvelle.
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Quand la hiérarchie se montre abrupte
Je reçois régulièrement des anecdotes de mon lectorat, qui affirme paniquer lorsque leur chefferie leur demande un entretien sans leur expliquer pourquoi. Dans l'esprit de ces personnes, cela veut automatiquement dire qu’elles sont dans un même pétrin que si elles avaient été convoquées chez le principal. Voici un exemple assez représentatif: «Mon directeur financier a l’habitude de m’envoyer des messages instantanés pour me demander de passer dans son bureau. C’est toujours lié au travail, que ce soit pour me demander de vérifier quelque chose ou pour l’aider sur tel ou tel sujet. Et pourtant, chaque fois que je vois ce: “Bonjour, pouvez-vous venir me voir?” apparaître sur mon écran, je suis instantanément saisi par la crainte. Sans doute parce que j’ai toujours été bon élève à l’école et que je ne m’attirais jamais d’ennuis.»
Étant donné que les interactions régulières entre un membre du personnel et son superviseur constituent un aspect normal de la vie au travail, il est surprenant de voir le nombre de personnes qui paniquent lorsque leur n+1 prévoit une réunion avec elles sans leur fournir de raison. C’est un peu moins surprenant si l’on tient compte du nombre de personnes qui ne savent pas superviser –le genre de cadres qui ne demandent à s’entretenir avec leurs subalternes que lorsque quelque chose ne va pas ou qui font toujours tellement preuve de négativité que leurs employé·es ont des raisons légitimes de redouter toute discussion.
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Une panique liée aux expériences passées
La plupart du temps, cette peur instinctive est liée à un dysfonctionnement vécu à un ancien poste et qui continue à affecter la personne, alors même qu’elle a changé d’emploi: «J’ai 56 ans et je me demande encore si je vais avoir des ennuis lorsque mon superviseur m’informe, sans crier gare, qu’il souhaite s’entretenir avec moi. J'ai un creux dans l’estomac, mon cœur se met à battre plus vite avant de retrouver rapidement son rythme normal. Mais je sais que je dois cela à un ancien supérieur, qui préférait utiliser le bâton plutôt que la carotte. Je fais très bien mon travail. Je le faisais déjà très bien à l’époque, mais j’étais toujours très agité car je redoutais sans cesse de m’attirer des ennuis. Quand j’ai finalement démissionné, j’étais une épave.»
«Chaque fois qu’elle me faisait venir dans son bureau, je partais du principe qu’elle allait me crier dessus.»
On n’en parle pas souvent mais les gens acquièrent souvent des habitudes dysfonctionnelles au contact d'une hiérarchie exécrable, qu’ils conservent ensuite à leur poste suivant, à la façon d’un schéma de comportement négatif que l’on adopterait dans toutes nos relations amoureuses: «J’ai travaillé il y a longtemps sous les ordres d’un superviseur très toxique. Les seules fois où il m’appelait dans son bureau, c’était pour me hurler dessus, me dénigrer et se moquer de moi. [...] Finalement, après trois ans dans cette situation absurde, j’ai repris mes esprits, déniché deux excellentes offres d’emploi et donné mon préavis, puis j’ai mis les voiles. […] Malheureusement, ma nouvelle supérieure a fait les frais de la façon dont mon ancien superviseur me traitait. Chaque fois qu’elle me faisait venir dans son bureau, je partais du principe qu’elle allait me crier dessus. Elle me disait pourtant: “Calme-toi. On dirait que tu t’attends à être battu. Où est-ce que tu travaillais avant? Dans une prison?!» Il m’a fallu six mois pour ne plus avoir un mouvement de recul en entendant la phrase “Pouvez-vous venir dans mon bureau?”»
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L'incompréhension de la chefferie
Cependant, les personnes chargées d’en encadrer d’autres sont souvent surprises par cette réalité et ont du mal à comprendre que l’on redoute ce qu’elles considèrent comme une simple conversation de travail: «J’encadre une équipe de neuf personnes et j’en supervise trente au sein d’un standard de services de sécurité publique dans une zone métropolitaine majeure. […] Pour assurer la continuité des opérations, nous devons régulièrement faire un retour informel à nos employés à propos de leurs performances dans le cadre d’un appel passé par une citoyenne à la police, d’un échange radio avec une unité de terrain ou de leurs interactions avec leurs collègues. […] Lorsque je m’approche d’eux, ces employés démarrent souvent la conversation en demandant: “Est-ce que j’ai des ennuis?” Ça arrive dans n’importe quelles circonstances, que l’on soit dans le centre des opérations ou que je les fasse venir dans mon bureau pour discuter d’un incident. Dès lors qu’ils posent cette question, la conversation prend un autre tour et je dois prendre le temps de les rassurer et de leur expliquer que je souhaite simplement leur rappeler le règlement, leur faire un compliment ou les interroger sur le choix d’un protocole. Certains employés agissent de la sorte dans presque toutes leurs interactions avec une figure d’autorité.»
«Est-ce que j'ai des ennuis?», une question qui revient souvent, même lorsque la réunion ne concerne qu'un rappel du règlement ou qu'il s'agit de recevoir un compliment. | Aymanejed via Pixabay
Il existe des façons pour la hiérarchie d’atténuer cette crainte, au moins dans une certaine mesure. D’une part en prenant conscience du fait que certains membres du personnel risquent d’interpréter comme de mauvais augure une demande de réunion, et en s’efforçant d’en préciser le sujet dès lors qu’elle le peut. Par exemple: «Pouvons-nous nous voir cet après-midi pour discuter de X?» ou «Pouvez-vous passer à l’occasion pour examiner les chiffres de Y?» D’autre part la chefferie doit mettre en place une structure de réunion régulière, avec des entretiens en tête-à-tête une ou deux fois par semaine, afin que ces conversations soient attendues et vues comme quelque chose de normal. (Les réunions régulières sont une bonne idée pour tout un tas d’autres raisons, par exemple pour rester impliqué dans le travail de l’équipe.)
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Jauger la part d'incertitude
Mais, même alors, il n’est pas toujours logique de prévoir un sujet de réunion à l’avance, comme l’explique ce responsable: «Il m’arrive de temps à autre d’organiser des entretiens individuels pour aborder une annonce importante qui risque d’affecter mon équipe, sans pour autant en indiquer le motif à l’avance. Les changements de personnel sont les sujets les plus courants, suivis de circonstances entraînant l’absence soudaine et prolongée d’un collaborateur ou d’une collaboratrice (en cas de décès dans la famille, par exemple). C’est le genre de nouvelles que vous préférez annoncer en direct, afin que la personne puisse entendre le message et poser des questions au même moment. Si vous envoyez une invitation, l’entretien perd en partie de son intérêt. De plus, cela laisse la place à la spéculation et aux fausses interprétations, qui ont tendance à prendre racine comme de mauvaises herbes.»
«Le simple fait de dire: “J’aimerais m’entretenir avec vous au sujet de X” contribuera grandement à atténuer le sentiment d’angoisse.
Dans ces cas-là, il peut être utile de présenter très rapidement le but de la réunion, afin que votre équipe ne s’en inquiète pas. (Vous n’avez pas non plus besoin de trop en tenir compte; s’il est conseillé de faire le nécessaire pour ne pas effrayer vos employé·es, il est également raisonnable de penser que ce sont des adultes capables de faire face à un certain degré d’incertitude dans le cadre de leur travail.) La plupart du temps, le simple fait de dire: «J’aimerais m’entretenir avec vous au sujet de X» contribuera grandement à atténuer le sentiment d’angoisse généré par une mystérieuse réunion.
Il peut être utile que le personnel se rappelle ce qu'il vous sait à propos de sa hiérarchie. Est-elle du genre à vous faire un retour négatif sorti de nulle part? Vous a-t-elle déjà demandé de passer la voir sans vous donner plus de contexte? Était-ce pour vous annoncer une mauvaise nouvelle ou pour quelque chose de plus banal, comme examiner les chiffres d’un client? Plutôt que de laisser l’angoisse vous submerger, réfléchissez à ce que vous savez de votre chefferie et aux précédentes demandes de réunion que vous avez reçues d’elle.
Si vous êtes capable de vous rappeler que la dernière fois que votre supérieure vous a appelé dans son bureau, c’était pour vous proposer une nouvelle mission et la fois précédente pour vous montrer un mail amusant, si elle vous a dit la semaine dernière que vous faisiez du bon boulot et si elle a l’habitude de vous faire un retour de façon juste et respectueuse, etc. En bref, si vous êtes capable de vous rappeler que votre hiérarchie actuelle n’est pas votre ancien superviseur, vous pourrez vous détendre. Et si vous faites cela régulièrement, avec le temps, vous devriez pouvoir réajuster votre réaction par défaut et oublier la crainte au profit d’un sentiment d’assurance apaisée.
