La méthode «Inbox zero» a eu son heure de gloire il y a de cela dix ans, et continue de régner sur les boîtes mails comme une directrice de conscience: tu n'auras point de messages non lus. Le commandement (pour les plus extrémistes, il s'agirait encore de vider intégralement sa boîte de réception et de tout organiser en sous-dossiers spécifiques à chaque type de mail reçu) se veut méthode de management pour travailleur modèle et moderne. Ses suppôts vont jusqu'à l'ériger en «philosophie», faisant la promotion d'une «sagesse de la boîte mail».
«Procrastination structurée»
Reposant sur un principe de productivité assez similaire à celui du «bullet journal» qu'Alice Maruani analysait sur Rue89 comme le résultat de l'obsession d'un mode de vie sain, l'inbox zero, aussi satisfaisant que puisse être le fait de voir sa masse d'e-mails non lus passer de trois ou quatre chiffres à zéro, n'est jamais qu'une autre façon de perdre son temps –couvert par des arguments aux allures méritocratiques.
Classer et supprimer méticuleusement ses e-mails est, comme l'explique le professeur de psychologie et d'économie comportementale Dan Ariely dans le podcast Game Plan de Bloomberg, une «procrastination structurée»: des micro-tâches, individuellement rapides à faire, mais qui sectionnent à leur tour notre concentration et qui mises bout à bout représentent un volume de temps considérable.
«Combien de personnes vont mourir heureuses en sachant qu'elles n'ont plus aucun e-mail à envoyer? Ce n'est pas ce qui fait le bonheur à long terme, mais comme c'est dans le temps présent et immédiat et envoie des alertes et que quelqu'un attend, cela a préséance sur les choses qui sont importantes pour nous», raconte Ariely.
Laisser le sale boulot aux autres
Lui a donc élaboré un système qui fait reposer le fardeau que représente l'expéditeur sur l'expéditeur lui-même. À chaque message reçu, un message de réponse automatique est renvoyé, qui comporte une FAQ censée anticiper les réponses à la plupart des demandes qu'il reçoit habituellement, et qui explique que lui-même ne répondra pas à chaque e-mail. Dans le cas où l'expéditeur souhaiterait une réponse spécifique, Ariely propose de faire une demande via un formulaire selon que la réponse peut attendre la fin du mois, de la semaine ou un jour, ou est absolument urgente, auquel cas, et seulement dans ce cas, il recevra une notification dans l'instant.
«Très très peu de gens disent “laissez tout tomber et répondez-moi maintenant”», rapporte Ariely, qui estime ces cas de figure autour de 2%: la plupart du temps, les e-mails ne sont pas essentiels; au mieux intempestifs.
Cette méthode va à rebours de celle de l'inbox zero, qui demande au receveur de traiter tous les e-mails rentrants, lui laissant le soin –la charge– de déterminer s'ils sont pertinents ou non. Ici, il s'agit plutôt d'accepter le fait d'avoir des e-mails non lus et qui ne seront probablement jamais lus, tout comme l'auraient été des réponses tout aussi superflues.
