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A faire: faire une to-do list efficace

Slate.com, mis à jour le 03.07.2009 à 12 h 14

Quelle est le meilleur gestionnaire de tâches en ligne?

Typiquement, mon bureau ressemble à ce qu'une personne généreuse pourrait qualifier de «désordonné»: des piles de livres bancales, une jungle de fournitures, de temps en temps une assiette sale. Mais le gros de mon bazar se compose de pense-bêtes laissés sur des post-it, à l'arrière d'enveloppes, et sur les pages cornées de carnets. Le même chaos organisationnel s'étend dans mon monde numérique -je suis toujours en train de m'envoyer des rappels par e-mails ou dans des messages sur mon répondeur, du genre «hey, c'est moi, tu devrais vraiment penser à ranger ton bureau».

Pendant des années, j'ai tenté de rendre ce fatras productif. Mais au printemps, j'ai remarqué que trop de mes trucs à faire restaient non-faits. (par exemple, pour cet article, j'ai laissé passer entre la date où je devais le rendre et le jour où je l'ai rendu deux semaines et demie des plus honteuses). Avec un livre à terminer, une entreprise à gérer, et un grand déménagement à  faire, j'ai décidé qu'il était temps de trouver un système de gestion de tâches pertinents, et de m'y tenir.

Comme je suis naturellement incapable de me servir de classeurs ou d'agendas papier, j'ai décidé de me tourner vers des logiciels informatiques. Alors qu'il existe sur le marché un nombre incalculable d'applications de bureau téléchargeables, et comme j'utilise un Mac en ordinateur fixe, un PC en portable, et un iPhone, ma recherche s'est concentrée sur des applications en ligne auxquelles je peux accéder tout le temps, n'importe où, et avec n'importe quel appareil.

Méthodologie:

«Tout doit être fait de la manière la plus simple possible, mais pas simpliste». Albert Einstein, dont le bureau, célèbre pour son désordre, l'a transformé en saint patron de tous les bordéliques, l'a apparemment dit et résume dans les grandes lignes ma pensée. Je ne cherchais pas le gestionnaire de tâches le plus simple, ni le plus complet: je cherchais ce qui était suffisant. Chaque gestionnaire de tâches pouvait recevoir la note maximale de 30 points, dont 10 dans chacune des catégories suivantes :

Minimalisme (10 points): le gestionnaire de tâches idéal n'a pas besoin de beaucoup de gadgets. Les applications dont le design est clair et user-friendly reçoivent le meilleur score;  ceux qui ont beaucoup de fonctionnalités inutiles pour moi perdent des points.

Complétude (10 points): plus mes besoins organisationnels (basiques) sont comblés, plus le logiciel a de points. Le prix d'utilisation rentre aussi en compte. Gratuit, c'est évidemment mieux.

Compatibilité (10 points): Le nouveau système d'organisation doit être  relativement facile à synchroniser avec mon compte mail actuel et/ou mon calendrier. Et les gestionnaires de tâches doivent fonctionner avec l'iPhone -mieux, ils doivent posséder une application iPhone.

Voici les résultats, de tout juste suffisant à tout juste parfait :

Toodledo

Toodledo est livré avec tant de fonctionnalités que je ne sais pas par où commencer. Mais l'application m'a heureusement montré le chemin en me donnant une première tâche à faire: modifier les propriétés de mon compte.

J'ai donc compris que non seulement je pouvais intégrer le service avec mon agenda Google, mais que je pouvais aussi recevoir des rappels par mail. Même si les vrais nerds de la productivité pensent que le mail doit être séparé de la gestion de tâches (parce qu'il est trop distrayant), il fait partie du système que j'ai bricolé depuis des années -j'ai donc été heureux de tomber sur cette fonctionnalité par hasard.

Le truc le plus cool de Tooledo est ce qu'ils nomment le «scheduler». Disponible seulement pour les utilisateurs professionnels (14,95$ par an, ou gratuit si vous conseillez le site à un nombre suffisants d'amis), le scheduler est fait pour ces moments «où vous vous sentez indécis et que vous n'avez pas l'énergie et la motivation nécessaires que vous voudriez». Quand vous cliquez sur le scheduler et que vous précisez de combien de temps vous disposez, il va faire l'inventaire de toutes vos tâches et vous dire quoi faire. Si j'adore l'idée, je ne crois pas que je vais l'utiliser souvent.

Ces fonctionnalités exceptées, l'interface de Toodledo est horrible, avec des teintes par défaut déclinées entre le bleu pervenche et le jaune pale. Vous pouvez changer de couleurs, mais les autres options ne sont guère meilleures. Ce qui m'a aussi frustré, c'est de voir le champ de ma liste de choses à faire s'étendre sur le côté droit de la fenêtre de mon navigateur, ce qui fait que je devais la faire défiler pour savoir tout ce que j'avais à faire.

Minimalisme: 2
Complétude: 8
Compatibilité: 6
Total: 16 (sur 30)

Ta-da List

Plus facile que ce gestionnaire conçu par 37signals, le créateur de logiciels très influent du web, tu meurs. Vous créez une liste (par exemple: «déménager en Alabama») et vous lui adjoignez des tâches spécifiques («engager des déménageurs», «vendre les pelles à neige», etc.). Une fois la tâche créée, vous pouvez lui donner l'ordre que vous voulez dans la liste et la décocher quand elle est faite. En gros, voilà. Ta-da List est gratuit et est joli à voir, en particulier sur l'iPhone.

Cela dit, on ne peut pas spécifier où (à la maison, dans le train, au bureau) ou comment (téléphone, mail, en personne) la tâche doit être faite. D'autres points négatifs: vous ne pouvez pas vous créer des rappels par mail ou préciser la date des choses à faire (sauf si vous le spécifiez dans le titre) -ce qui manque cruellement au relativiste du temps que je suis.

Minimalisme: 10
Complétude: 2
Compatibilité: 7
Total: 19 (sur 30)

Todoist

Comparable à Ta-da List mais avec plus d'options -comme le fait de pouvoir assigner des deadlines, de voir vos tâches par date ou toutes d'un coup. Il vous permet aussi de faire des sous-listes. Donc, par exemple, si vous avez un projet qui s'appelle «déménager en Alabama» et une tâche à l'intérieur qui s'appelle «embaucher des déménageurs», vous pouvez ajouter des informations encore plus précises du genre «appelez Albert de la Brownian Moving Company à propos du devis» ou «vérifier qu'un semi-remorque peut passer dans la rue»

Todoist est conçu intelligemment, avec les projets mis dans une colonne étroite à gauche de l'écran et les tâches au milieu. Mais il n'y a pas d'application iPhone et l'interface mobile est trop petite, ce qui fait que je devais toujours élargir la fenêtre. Et bien que le service puisse s'intégrer à Gmail -les emails entrants peuvent être mis dans une liste sur Todoist- si vous voulez des rappels, vous devez débourser 3$ par mois. Bien sûr, ce n'est pas grand chose, mais cela signifie tout de même 36$ de plus par an par rapport à ce que vous demandent les autres gestionnaires de tâches.

Minimalisme: 7
Complétude: 7
Compatibilité: 6
Total: 20 (sur 30)

Vitalist

Avec des teintes plus sombres et un meilleur design de page, Vitalist peut être vu comme une version supérieur de Toodledo.. Et comme Toodledo, il possède à la fois trop et trop peu de ce que je recherche. Trop, parce que je ne pense pas me servir de ses nombreuses fonctionnalités -outils de collaboration, raccourcis claviers, échéancier intégré. Trop peu, parce que je vais devoir payer 5$ par mois (ou 50 par an) si je veux utiliser plus de cinq listes.

Minimalisme: 6
Complétude: 8
Compatibilité: 7
Total: 21 (sur 30)

Remember the Milk

Remember the Milk (RTM) possède deux fonctionnalités particulièrement bien pensées: une application iPhone qui vous localise et peut vous suggérer des choses à faire là où vous êtes, et une option vous permet d'afficher la barre des tâches RTM dans votre compte Gmail.

Mais au final, j'ai trouvé que RTM était plus propice à la flemmardise qu'il ne vous aidait réellement à exécuter vos tâches. Avec ces entendues d'espace blanc et son flux intuitif d'une tâche à l'autre (et en plus un logo vache charmant), RTM m'a donné envie d'avoir plein de choses à faire pour pouvoir rentrer des informations dans le système. J'ai passé des heures à cliquer un peu partout dans l'application, à créer des nouvelles listes et des mots clés de tâches. Dans les comptes-rendus sur RTM, j'ai lu que son design clair et sensé était un échec: il pouvait (et c'était mon cas) conduire à gravement faire rimer organisation et procrastination

Minimalisme: 9
Complétude: 10
Compatibilité: 10
Total: 29 (sur 30)

Gmail

Alors que j'intégrais RTM dans Gmail, j'ai découvert le gestionnaire de tâches de Google - l'une des nombreuses nouvelles options du Gmail Labs. Comme d'autres trucs Google, son design est extrêmement simple -juste une case dans le coin droit de votre navigateur.

Tout de suite, j'ai commencé à  créer différentes listes («Comptabilité de New Birmingham Accounts» et «promotion du livre») et à y ajouter des tâches. Il est facile de passer d'une liste à l'autre et il suffit d'un cliquer-déplacer pour organiser les tâches. Vous pouvez aussi ajouter des courtes notes et des dates limites.

Le meilleur de tout: si un nouvel e-mail arrive, vous avez juste à cliquer sur «ajouter aux tâches» et il deviendra automatiquement une nouvelle tâche à faire. Alors que d'autres applications vous offrent des fonctionnalités similaires, le Gmail Tasks est le seul programme qui vous affiche vos tâches dans la même fenêtre que votre email.

Avec toutes les informations dans un seul et unique endroit, j'ai été -à  mon grand étonnement- capable d'arrêter de m'apitoyer sur ces messages pense-bêtes indispensables et j'ai commencé à nettoyer ma boîte de réception. Rien que cette fonctionnalité -premier pas vers cet état zen qu'est l' «inbox zéro»-,  m'a rendu plus productif que jamais (ou tout du moins, c'est comme ça que je l'ai ressenti). Encore une victoire pour Google: Gmail Tasks est ce qui me convient le mieux.

Minimalisme: 10
Complétude: 10
Compatibilité: 10
Total: 30 (sur 30)

Chip Brantley, fondateur de Cookthink.com

Cet article, traduit par Peggy Sastre, a été mis en ligne sur Slate.com le 30 juin 2009

(Photo: Human's Eye View of the Mess, par Elaine with Grey cats via Flickr)

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