Société / Tech & internet

Arrêtez de mettre les boss en copie de vos mails

Temps de lecture : 5 min

D'abord, rapporter, c'est pas bien. Et c'est tellement contre-productif.

Et puis vous envoyez trop de mails. | Web Hosting via Unsplash
Et puis vous envoyez trop de mails. | Web Hosting via Unsplash

On a beaucoup parlé de l'abus de la fonction «répondre à tous» après une incessante cascade de catastrophes fort médiatisées (comme l'invitation à dîner envoyée accidentellement l'année dernière à plus de 25.000 fonctionnaires de l'Utah, dont beaucoup ont à leur tour répondu à tous les destinataires, généralement pour demander qu'on les retire de la chaîne de mails ainsi créée). Mais on accorde beaucoup moins d'attention à la mauvaise utilisation d'une autre fonctionnalité des messageries: la mise en copie.

Si vous avez déjà découvert en ouvrant un mail pro qu'un·e collègue avait inexplicablement mis votre supérieur en copie d'un message qui vous était adressé et qui concernait un problème mineur, le genre d'irritation qu'est susceptible de provoquer cette minuscule bombe électronique vous est probablement familière: est-ce que votre collègue ne vous fait pas assez confiance pour résoudre le problème si votre boss n'est pas mis·e au courant? Est-ce que la mise en copie de votre manager est censée insinuer que vous vous êtes montré·e négligent·e sur le sujet dans le passé? Mais pourquoi, grands dieux, entraîner votre N+1 dans ce qui devrait rester une interaction banale facilement gérée entre deux collègues?

Les cas acceptables et ceux qui ne le sont pas

Le champ «cc» a une existence légitime. Il est parfaitement acceptable de mettre en copie des gens que vous voulez maintenir dans la boucle, même s'ils ne sont pas les premiers destinataires de votre mail. Le problème commence quand il est utilisé avec une arrière-pensée. Les employé·es qui mettent le boss de leur destinataire en copie, croyant que leur message sera davantage pris au sérieux ou traité plus vite, finissent souvent par donner l'impression de dire: «Je ne te fais pas confiance pour t'occuper de ça tout seul si tu ne sais pas pertinemment que ton boss te regarde.»

Voici un exemple typique de la manière dont ce genre de pratique est perçue: «Je suis développeur de logiciel et je dois souvent travailler avec des gens en interne. La plupart sont super, mais il y a un type que je ne sais pas trop comment gérer. […] Quand cette personne a un problème ou un questionnement en relation avec quelque chose que j'ai fait, il envoie un mail à mon responsable, à son responsable, au responsable de mon responsable, il remonte toute la chaîne comme ça DÈS LE PREMIER MAIL. J'ai l'impression que ça donne l'idée que je ne suis pas efficace, alors que c'est faux. Je résous la plupart des problèmes très rapidement.

La dernière fois qu'il a envoyé un mail comme ça, il s'est avéré que c'était lui qui avait fait quelque chose de travers. J'ai vraiment eu très envie de faire “répondre à tous” quand je le lui ai signalé, mais je me suis dit que ça ne donnerait pas une image très pro de moi et, aussi, je ne voulais pas faire perdre son temps à mon responsable avec une broutille. […] Si un jour j'ai un problème à cause de lui, je serai tenté de mettre son boss en copie du mail, pour qu'il voie l'effet que ça fait.»

«Si vous ne voulez pas que votre boss soit mis en copie de nos mails, répondez aux gens dans des délais raisonnables.»

Bien entendu, parfois, mettre le patron de quelqu'un en copie pour le responsabiliser est exactement le but recherché. Quand vous n'avez pas réussi à résoudre un problème en parlant directement à la personne, quand le collègue en question a pour habitude de ne pas réagir ou que le problème est réellement grave, inclure un supérieur hiérarchique dans la boucle des mails peut s'avérer une étape parfaitement raisonnable, comme l'explique cet internaute: «Je ne mets un manager en copie qu'après plusieurs tentatives restées sans réponse. Si la personne se fait engueuler, tant pis. Si elle avait répondu à l'une de mes nombreuses demandes d'aide (via mail, messagerie vocale, sollicitation quand on se croise dans le couloir ou autre) je n'aurais pas eu besoin de cafter par mail, parce qu'en gros, c'est ça. Si vous ne voulez pas que votre boss soit mis en copie de nos mails, répondez aux gens dans des délais raisonnables.»

À d'autres moments, ce qui peut ressembler à de la mise en copie passive-agressive est en réalité une demande émanant du supérieur hiérarchique, sans que les autres destinataires du mail ne le sachent: «Mon boss me demande de le mettre en copie de presque toutes les correspondances dont je lui parle. […] Souvent, quand je le fais, les autres l'enlèvent de la chaîne de mails en répondant –il s'agit souvent de l'équipe avec laquelle je travaille, plus mon boss dans un mail que j'ai envoyé. Ils le suppriment, j'imagine, parce que c'est bizarre qu'il soit dans un mail qui va générer plusieurs réponses nuancées et détaillées (et j'ai la tâche ô combien gênante de devoir le réintégrer dans la réponse). À d'autres moments, sa volonté d'être mis en copie s'inscrit dans le cadre d'une démarche passive-agressive adressée à d'autres unités, pour qu'elles soient conscientes qu'il “sait que je les ai contactées” ou parce que je travaille avec quelqu'un au-dessus de moi dans la hiérarchie –c'est-à-dire à son niveau, pas au mien.»

Si c'est justifié, dites-le

Et bien entendu, la mise en copie du +1 devient un cercle vicieux. Une fois que quelqu'un a ajouté votre manager à une chaîne de mails, il est difficile de l'en retirer sans lui donner l'impression que vous ne réagissez pas au message (une solution consiste à mettre votre manager en copie cachée à la réponse d'après et à le signaler de manière explicite, en disant quelque chose comme «Jane, je te mets en copie cachée pour éviter d'encombrer ta boîte mails avec tous les messages de cette conversation»).

Encore une fois, il ne s'agit pas de dire qu'il n'est jamais approprié de mettre le boss de quelqu'un dans la boucle! Mais quand c'est vraiment justifié, il est généralement logique d'expliquer pourquoi. Par exemple: «Je mets Jane en copie car je sais que tu es surchargé de travail et qu'elle veut peut-être gérer ça en priorité» ou «Je mets Jane en copie de ce mail parce que je sais qu'il y a un historique susceptible d'affecter notre manière d'aborder le problème».

Et dans les cas où l'honnêteté vous forcerait à écrire: «Je mets Jane en copie parce que je sais que sinon tu ne vas jamais me répondre», c'est que le moment est venu d'avoir une conversation en face à face à ce sujet –soit avec le collègue en question, soit avec son responsable. C'est beaucoup plus direct et au final plus bénéfique pour les relations professionnelles que de mettre, exprès, en copie le boss à chacun de vos mails.

En attendant, si au travail un·e collègue vous énerve en abusant de la touche «cc», vous pouvez toujours vous consoler en vous disant qu'au moins, vous ne travaillez pas dans ce bureau, qui a porté la nature cafteuse de la mise en copie à un niveau à la fois bizarre et inédit: «Au cours d'un récent désaccord entre mon collègue et moi, il a mis sa mère en copie de certains mails qui circulaient entre moi, lui et notre conseil d'administration. […] Je lui ai demandé pourquoi sa mère était mise en copie, et si elle était consultante pour notre entreprise (je sais que ce n'est pas le cas; c'était pour enfoncer le clou). Il a répondu: “Je mets ma mère en copie quand je veux.”»

Mieux vaut une copie au patron qu'à maman, au final.

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