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Pour obtenir l’email parfait, faites attention à son ton et sa longueur

Vous pouvez influer le taux de réponse de vos emails suivant la façon dont vous le rédigez | Frederico Cintra via Flickr CC License by

Vous pouvez influer le taux de réponse de vos emails suivant la façon dont vous le rédigez | Frederico Cintra via Flickr CC License by

Afin d’obtenir des réponses à vos emails, encore faut-il savoir doser savamment brièveté et gentillesse.

C’est un dilemme quotidien au bureau. Comment signer cet email? Est-il trop long? trop poli? pas assez? Pour répondre à toutes ces questions et proposer un format d’email «parfait», le service Boomerang, qui aide les entreprises à mieux gérer leur boîte de réception, a réalisé une étude portant sur plus de 5,3 millions de messages échangés. Et pour mieux comprendre les résultats, le site The Atlantic nous livre quatre propositions de messages:

«Salut, je pensais à toi tout à l’heure. Ça te dirait d’aller manger une pizza?»
 

«Salut, j’aimerais beaucoup qu’on se voie la semaine prochaine. Ça te dirait d’aller manger une pizza?»


«Salut, ça serait super de se retrouver pour se voir. Ça te dirait d’aller manger une pizza?»

 

«Salut! Ce serait merveilleux de te voir! Ça te dirait d’aller manger une pizza? Je suis vraiment excité!»

Quel message devriez-vous envoyer pour maximiser vos chances de réponse? La deuxième proposition est évidemment la bonne parce que, comme l’écrit The Atlantic, ce n’est «pas trop positif, pas trop négatif, ni vraiment neutre. C’est juste ce qu’il faut». Le premier était trop distant, le troisième n’était pas aussi bon que le deuxième et le dernier était vraiment trop enthousiaste, limite inquiétant.

Écrire avec le niveau d’un élève de CE2

Boomerang a dressé ensuite la liste de sept conseils à appliquer si l’on espère une réponse de la part de son interlocuteur. Tout d’abord, il faut écrire comme un élève de CE2, parce qu’il permet un taux de réponse de 53% en comparaison au style d’écriture de niveau universitaire, qui recueille seulement 39% de réponses. Autre facteur important, l’émotion partagée dans le texte. «Les emails qui étaient légèrement ou modérément positif OU légèrement ou modérément négatifs avaient entre 10 et 15% plus de réponses que les emails complètement neutres», note l’entreprise. À noter qu’il est toujours bienvenu de poser une à trois questions (pas plus) pour susciter plus d’envie de réponse, tout comme de conserver un ton subjectif (50% de réponses contre 42% pour un ton objectif).

Dernier point (primordial): la longueur de votre texte. La longueur idéale varie de 50 à 125 mots. «Un compteur de mots comme celui de vos logiciels de traitement de texte peut vous montrer exactement combien de mots vous avez dans votre email, mais un rapide regard vous permettra d’avoir une bonne estimation. Un email de 50 mots ressemble à deux paragraphes courts. Un email de 125 mots équivaut à deux paragraphes normaux et un plus petit.» L’objet de l’email doit être extrêmement court, pas plus de quatre mots.

Donc avant de contacter votre patron ou de démarcher un client potentiel, rappelez-vous que rédiger un email court et légèrement teinté d’émotions augmentera vos chances de réponse. Un clic sur l’icône «poubelle» est si vite arrivé. 

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