Leçon de PowerPoint avec Steve Jobs et Al Gore

Combien de vies ont été brisées par PowerPoint? Difficile de fermer les yeux plus longtemps sur cette réalité, surtout après lecture d'un article du New York Times dans lequel une flopée de gradés descendent le cultissime logiciel de présentation de Microsoft. PowerPoint, peut-on lire dans le Times, a «presque viré à l'obsession» dans l'armée, où les jeunes officiers envoyés en Irak et en Afghanistan passent le plus clair de leur journée à faire joujou avec des slides qu'ils présenteront en réunions, séances de formation, ou pour briefer leurs équipes sur des missions.

Et plus qu'ennuyeuses, leurs présentations sont réellement dangereuses, indiquent certains soldats. Le brigadier-général H. R. McMaster a tout bonnement interdit l'usage de PowerPoint lorsqu'il officiait en Irak en 2005, expliquant que le logiciel «crée une illusion de contrôle et de compréhension» alors qu'il empêche les soldats de saisir les nuances et les subtilités de la guerre. Lorsqu'on lui demande son avis sur PowerPoint, le général James N. Mattis ne fait preuve ni de nuance, ni de subtilité, puisqu'il a récemment déclaré au Times: «PowerPoint nous rend bêtes».

Permettez-moi de répondre à ces accusations d'une manière qui sera familière aux gens de l'armée:

 

J'ai mis moins d'une minute à faire la slide ci-dessus, avec les modèles tout prêts et les cliparts de PowerPoint. J'ai essayé de montrer tout ce qu'on déteste à son sujet : les listes à puces inutiles, l'indentation, les abréviations, les images un peu gnangnans. Des éléments qui caractérisent une mauvaise présentation, et si j'ai bien fait mon boulot, rien que le fait de regarder cette slide vous rappellera certaines heures de votre vie à jamais perdues, enfermé dans une salle à regarder un rétroprojecteur et écouter un collègue déblatérer (Et pourtant, comme ma slide est statique, je n'ai même pas pu y ajouter la caractéristique ultime des prés' insupportables: les transitions animées qu'on utilise généralement pour détourner l'attention d'un discours sans intérêt. Et quand je vois des mots qui bougent, j'ai des envies de meurtre.)

Mais à qui la faute, PowerPoint, ou bien nous-mêmes? Quand les gens nous envoient des mails énervants ou des feuilles de calcul incompréhensibles, on n'accuse pas Outlook ni Excel. Mais pour la plupart des gens, PowerPoint = présentations pénibles. Toutes ces heures passées à subir des slides imbitables ont fini par nous convaincre qu'un logiciel de présentation c'est fondamentalement le mal, et que PowerPoint est un outil créé dans l'unique but de nous torturer et nous faire bâiller à s'en décrocher la mâchoire.

Ce qui est faux, bien évidemment. J'ai vu plus de mauvaises prés' que de bonnes prés', mais ça ne veut pas dire que PowerPoint y est pour quoi que ce soit; j'ai aussi lu plus de mauvais livres que de super bouquins, et visité plus d'horribles sites Web que de pages agréables. Oui, PowerPoint -et tous les logiciels de présentation en général, y compris Keynote d'Apple- provoque parfois des catastrophes, mais utilisé correctement, c'est plus efficace qu'un discours seul pour à la fois captiver et informer un auditoire.

Alors comment bien s'en servir? Après avoir consulté quelques experts et analysé des dizaines de prés', voici quelques conseils pour éviter les écueils de PowerPoint:

Tout d'abord, assurez-vous que votre sujet colle avec PowerPoint. Edward Tufte, expert en conception et organisation de l'information, a été un des premiers à s'attaquer sérieusement au logiciel, en publiant en 2003 un essai intitulé «The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within».

Tufte affirme entre autre que la résolution des présentations sous forme de slides est bien plus basse que celle du papier ou d'un écran d'ordinateur: le fait est que tout le monde doit pouvoir lire une diapo, même ceux assis au fond de la salle, donc on ne peut pas y mettre énormément d'informations. Mauvais choix lorsqu'on présente un sujet qui implique des données techniques ou scientifiques complexes, avec beaucoup de chiffres par exemple. Tufte indique que lorsque les ingénieurs Boeing ont enquêté sur les dommages causés par la rupture d'un morceau de mousse isolantelors du lancement de la navette Columbia en 2003, ils ont présenté leurs conclusions dans un document PowerPoint. Une très mauvaise idée, puisque la présentation était si confuse que les responsables de la NASA n'ont pas vu d'où venait le problème, et lorsqu'ils ont voulu faire revenir la navette, celle-ci s'est désintégrée dans l'atmosphère.

La leçon à retenir, c'est que pour un rapport technique, mieux vaut utiliser un traitement de texte et y insérer des tableaux créés dans un programme type Excel -ces outils ont été étudiés pour. Si vous devez présenter des données à vos collègues -surtout s'ils ne sont pas très nombreux- vous pouvez leur remettre des copies de votre rapport tout en leur exposant vos conclusions.

Mais alors, quand faut-il utiliser PowerPoint? Seulement si vous remplissez deux conditions, nous explique Garr Reynolds, auteur de «Présentation zen : Pour des présentations plus simples, claires et percutantes». Condition n°1: intervenir devant un large auditoire. Condition n°2: traiter un sujet qui bénéficie des effets visuels de PowerPoint. Ces derniers sont essentiels; les images ainsi que les chiffres présentés doivent être lisibles et compréhensibles jusqu'au au fond de la salle. Pas de listes de nombres ou bien d'équations mathématiques complexes. «En général, mieux vaut utiliser des visuels», explique Reynolds. «Mais un mauvais visuel, c'est pire que pas de visuel du tout.»

Pour prendre un exemple extrême, si Lincoln avait décidé d'utiliser PowerPoint pour étayer son discours de Gettysburg, il se serait planté. Il avait beau s'exprimer devant un large auditoire, utiliser des visuels (disons, un graphique montrant un pays fondé 87 ans auparavant) aurait nui à la solennité du moment. A l'inverse, si on regarde cet extrait d'Une vérité qui dérange, on voit bien que presque toutes les slides choisies par Al Gore montrent des images simples et fortes qui aident à comprendre ce qu'il explique. Un exemple à suivre, donc. (Al Gore s'est fait aider par la société Duarte Design pour ses slides, créées avec Keynote, et non PowerPoint.)

Oubliez les puces. Avec ça, vos présentations ressemblent plus à d'interminables listes qu'autre chose. Le pire, c'est que comme vous n'avez pas beaucoup de place sur chaque slide, vous allez y mettre des abréviations et des phrases coupées, et votre auditoire va finir par ne plus rien y comprendre. Et le gros risque, c'est qu'on finit toujours par les lire à voix haute et les expliquer, ce qui constitue un des plus graves péchés PowerPoint.

Vous remarquerez que la prés' d'Al Gore ne contient aucune liste à puces. À la place, il se sert du texte pour approfondir ou clarifier ce dont il parle. Le maître incontesté de cette technique, c'est Steve Jobs, le PDG d'Apple. Le voici qui présente l'iPhone en 2007 :

Les prés' de Jobs sont remarquables pour le nombre de slides qu'elles contiennent. Il ne s'arrête jamais plus de quelques secondes sur chacune d'entre elles, donnant ainsi l'impression de montrer un film plutôt qu'une succession de diapos. Il s'agit d'un élément-clé de la méthode Steve Jobs: on dirait qu'il écrit d'abord son speech, et crée ensuite les slides qui vont illustrer son propos. Le résultat, ce sont des diapos qui pour la plupart ne contiennent qu'une ou deux lignes de texte, souvent accompagnées d'un visuel. Prises à part, celles-ci ne donnent pas beaucoup d'informations (dans l'extrait ci-dessus, on peut lire sur l'une d'entre elles «IU Révolutionnaire: Des années de recherche et de développement»), mais le texte permet à Jobs de captiver son auditoire et de le guider à travers son discours -et sans ça, Jobs serait probablement bien plus rasoir.

Vous pouvez améliorer vos qualités d'orateur/présentateur. J'ai demandé à Reynolds s'il pensait que créer des prés' PowerPoint c'était un peu comme écrire, dessiner, ou toute autre activité créative; s'il s'agissait d'un savoir-faire inné que beaucoup ne possèdent pas. Sommes-nous tous condamnés à subir d'affreuses prés' parce qu'il est impossible pour la plupart d'entre nous d'apprendre à en créer de bonnes?

Pour Reynolds, ça ne relève pas du don. Bien sûr, certains ont des facilités, mais tout le monde est capable d'intégrer quelques astuces de base pour devenir meilleur en prés' -et impressionner son auditoire.

Il suffit de regarder Bill Gates. Ses présentations pour Microsoft étaient notoirement mauvaises: des listes à puces à gogo, des graphiques corpo, des logos incompréhensibles, et en plus il avait l'air incroyablement mal à l'aise lorsqu'il les présentait. Depuis, Gates a probablement fait appel à un bon coach, et aujourd'hui, lorsqu'il s'adresse à un auditoire -généralement pour parler de sa fondation- il captive les foules. Pour preuve le discours qu'il a donné à la conférence TED au début de l'année:

Les logiciels de présentation peuvent rendre fascinants des sujets a priori impénétrables. Lawrence Lessig, professeur de droit à Harvard, est un de mes orateurs préférés -en partie parce qu'il a inventé son propre style de présentation (aujourd'hui connu sous le nom de «méthode Lessig»), et qui implique des centaines de slides, chacune montrant un mot ou bien une image parfaitement synchronisés avec son discours. Cette technique a quelque chose d'hypnotique, et Lessig s'en sert surtout lorsqu'il essaie d'expliquer la complexité et les absurdités des lois sur les droits d'auteur. Les mots affichés sur l'écran maitiennent les auditeurs en alerte, et les empêchent de piquer du nez alors que le propos n'est pas des plus divertissants. Voici Lessig qui parle du procès de Google Book Search en 2006:

Ce qu'il y a d'intéressant également, c'est la façon dont Lessig se sert des images pour clarifier son propos. Sur la vidéo, vers 1 minute, il utilise un graphique extrêmement pratique pour montrer les différents types d'ouvrages que Google souhaite scanner. Le graphique montre les trois catégories légales des livres figurant dans l'index de Google: 16% font partie du domaine public, 9% sont protégés par des droits d'auteur et toujours disponibles, et 75% sont également protégés mais épuisés. Avoir ces catégories en tête est une condition sine qua non pour comprendre où Lessig veut en venir, et on aurait beaucoup de mal à saisir tout ça sans un graphique nous montrant la taille relative de chacune d'entre elles. Autrement dit, le discours de Lessig ne voudrait pas dire grand chose sans PowerPoint.

C'est ça qui est magique avec les logiciels de présentation: certains sujets sont tellement difficiles à faire comprendre qu'un discours «sec» ne suffit pas; ce sont les images, notamment les graphiques et les tableaux, qui font la différence. Et s'il est vrai que certains utilisent PowerPoint de façon abusive, il est également vrai que certains n'utilisent pas PowerPoint alors qu'ils le devraient.

Et dans cette dernière catégorie, je demande le président Barack Obama, et ses nombreux discours sur la réforme du système de santé. Les sondages montrent que plus il s'adressait aux Américains à ce sujet, en exposant ses objectifs de réforme, plus le public se dressait contre lui et ses idées. Les raisons sont nombreuses, mais je crois que c'est en grande partie à cause de la complexité du sujet -aujourd'hui, même le meilleur orateur serait incapable de parler de la réforme de santé sans que son auditoire finisse par lui tourner le dos.

Comment PowerPoint aurait-il pu aider Obama? Le président aurait pu présenter un graphique montrant que les États-Unis dépensent plus pour la santé que n'importe quel autre pays du monde, mais ont également les moins bons résultats, ou encore un tableau qui montre que les dépenses par habitant relatives aux soins ont explosé depuis les années 60. Ou peut-être que la Maison Blanche aurait pu créér un graphique comme celui du designer Jonathan Jarvis sur les raisons de la crise économique -une vidéo courte, marquante, et qui explique un sujet complexe avec des images. Il est trop tard pour le vérifier, mais c'est peut-être ce qui aurait pu faire tourner le vent en la faveur du président. Garr Reynolds continue lui de proposer ses services: «J'espère recevoir un coup de fil d'Obama un jour, qui me dirait ''Est-ce que vous pouvez faire pour moi ce qu'ils ont fait pour Al Gore?''».

Farhad Manjoo. Traduit par Nora Bouazzouni.

Photo: Steve Jobs parle du nombre de livres téléchargés sur l'iPad le 8 avril 2010. REUTERS/Robert Galbraith