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Les mails vous pourrissent la vie? Voici quelques astuces pour vous soulager

Andréa Fradin, mis à jour le 27.02.2014 à 11 h 06

Capture d'écran d'une boîte de réception

Capture d'écran d'une boîte de réception

Ah les mails! On ne compte plus les articles, dans la presse spécialisée ou ailleurs, qui dénoncent les effets de ce fléau des temps connectés. Si vous aussi, vous êtes affligé par ces messages qui innondent votre boîte de réception, et que vous ne savez plus comment y faire face, voici quelques astuces pour sortir la tête de l'eau.

Partisan d'une «étiquette du mail», sorte de code de bonne conduite s'appliquant aux messages à envoyer, Quartz recommende par exemple d'utiliser l'application «Shortmail» qui impose à vos correspondants d'envoyer des messages ne dépassant pas... les 500 caractères.

Un moyen comme un autre, selon le site spécialisé, d'imposer cette étiquette non seulement à soi-même mais aussi et surtout à ses interlocuteurs. Si l'initiative peut paraître un peu radicale, sachez néanmoins que les contrevenants qui dépassent la fameuse limite ne se voient pas purement et simplement bannis: «Shormail informe poliment ceux qui envoient des mails à votre adresse Shortmail.com quand ils excédent la limite des 500 caractères», précise Quartz.

Par ailleurs, il est possible de prévoir une signature spéciale lorsque vous utilisez cette adresse –qu'il est possible de créer très rapidement–, qui prévient votre interlocuteur qu'il devra répondre de façon concise. Un outil tout bête, compatible notamment avec Gmail, qui donne beaucoup d'espoir à Quartz:

«Avec des outils qui imposent des limites, peut-être pourrons-nous impulser un changement culturel simplement en disant "non" aux emails qui enfreignent ces simples règles.»

Sans aller jusque-là, chacun peut aussi essayer de se conformer à un ensemble de règles simples, comme l'a préconisé un peu plus tôt un autre site spécialisé, Medium. Dans un article intitulé «Comment faire en sorte qu'une personne occupée réponde à votre mail», il expose ainsi les six commandements de la correspondance en ligne:

«1) Faites court

2) Un format lisible et clair

3) Soyez clair dans ce que vous attendez [de votre interlocuteur]

4) Soyez raisonnable dans votre demande

5) Montrez pourquoi [votre interlocuteur] devrait prendre du temps pour vous aider»

En clair: exit les messages fleuves, sans paragraphes courts, avec des questions d'ordre général tel que «voici mon projet: qu'en pensez-vous?»

Bien sûr, ces quelques astuces ne permettront pas de résoudre LE problème numéro un: la quantité de mails reçus chaque jour, qui laisse penser que ces derniers s'auto-génèrent au sein d'une sorte de corne d'abondance malveillante cachée dans les entrailles du Net.

Selon une étude du McKinsey Global Institute que nous relayions en août 2013, «nous passons près d’un tiers (28%) de notre temps de travail à lire et à consulter ces précieux messages... Sur une semaine de 35 heures, cela représente presque dix heures»!

Un problème qui pousse certaines personnes à tout simplement arrêter les mails, comme nous l'écrivions déjà en 2011. On espère que ces quelques conseils vous aideront à ne pas arriver à cette solution extrême.

Andréa Fradin
Andréa Fradin (204 articles)
Journaliste
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